مشخصات این فایل
عنوان: جزوه آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری
فرمت فایل: word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات: 36
این مقاله در مورد جزوه آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری می باشد.
بخشی از تیترها به همراه مختصری از توضیحات هر تیتر از مقاله جزوه آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری
اصل پیام
همان چیزی است که ارتباط به منظور انتقال آن برقرار گردیده است . پیام ممکن است انتقال اطلاعات و اخبار ، فرمان و درخواست و ... باشد که به اشکال مختلف مانند علایم ، گفتار ، تصویر و نوشته منتقل می شود .
وسیله ارتباط
منظور ابراز و وسایلی می باشد که در ارسال پیام و دریافت آن دهنده و گیرنده پیام را کمک می نماید . این وسایل به دو گروه اصلی و کمکی تقسیم می شوند . وسایل اصلی همانند گفتار و نوشتار و تصاویری از علایم می باشد . وسایل کمکی به دستگاه یا وسیله ای اطلاق می شود که پیام دهنده به پیام گیرنده منتقل می شود . این گونه وسایل در زمان حال بسیار زیاد بوده که انواع متداول تر آن عبارتند از : تلفن ، رادیو ، تلویزیون ، تلکس ، تلگراف ، فاکسی مایل و ... می باشد . یادآورست که در گذشته ای نه چندان دور و حتی در حال حاضر از وجود افراد به عنوان پیک و یا نامه رسان برای ارسال پیام استفاده به عمل می آید .....(ادامه دارد)
موانع ذاتی ارتباطات به طور عمده عبارتند از :
1 ـ ادراکی ( شناختی ) : هر فرد حوادث مربوط به خود را بر حسب زمینه فرهنگی ، اجتماعی و روانی مختص به خودش درک می کند . بنابراین هنگام برقراری ارتباط هر کسی به تصور خود از حادثه یا نقشه ذهنی خود رجوع کرده و در نتیجه موجب پیدایش موانع ارتباطی می شود زیرا نقشه های ذهنی افراد با هم متفاوتند .
2 ـ اجتماعی : افراد به نقش خود در سازمان های اجتماعی خو گرفته اند چنانچه که مجموع لغات ، اصطلاحات و محدودیت های اجتماعی بررفتار و نیازهای اجتماعی متفاوت آنها در قرارگرفتن ارتباطات اثر بگذارند نوع ارتباط و مشکل می سازد .
3 ـ ارزش های فرهنگی : خصوصیات فرهنگی متفاوت میان دو قشر خود نوعی مشکل ارتباطی است .
4 ـ ارزیابی منابع : آیا منبع پیام قابل اعتماد است ؟ آی به واسطه خود پیام می توان منبع آن را معتبر دانست و پیام را پذیرفت ؟
5 ـ علائم غیر شفاهی و متناقض : کیفیت صدا ، بیان فیزیکی در وضعیت جسمانی می تواند به ارتباط کمک یا آن را مخدوش نماید .....(ادامه دارد)
شناخت نامه های اداری
نامه در مفهوم کلی به معنی نوشته و در عرف اداری عبارتست از :
کلیه مکاتباتی که با هدف معیین و مشخص فی مابین اشخاص حقیقی و حقوقی و همچنین بین سازمانها به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد .
اگر چه مفهوم نامه های اداری به خوبی در تعریف فوق ملحوظ گردیده است ، اما بنا به ویژگی خاص آن می توان جداگانه آن را مورد بررسی قرار داد و چنین تعریف نمود :
کلیه مکاتباتی که در داخل اداره و یا خارج از آن ، یا از سازمانی به سازمان دیگر ، درباره انجام گرفتن کارهای اداری مبادله می گردد نامه ی اداری نامیده می شود .با بیانی دیگر نامه های اداری یعنی هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل یا خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحاً نامه اداری نامیده میشود ....(ادامه دارد)
نامه های داخلی :
نامه های داخلی به مکاتباتی اطلاق می گردند که در داخل سازمان بین واحد های مختلف جریان داشته که اهم آنها به این شرح است
- نامه بین دو داحد هم سطح
- نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر
- نامه از واحد پایین تر به مقام یا واحد بالاتر
- نامه از طرف کارمند به عنوان یک واحد
- نامه از طرف یک واحد سازمانی به کارمند
نظر به اینکه انواع نامه های یاد شده از نظر سطوح ارتباطی و موضوع کاملاً روشن می باشد دیگر به توضیح بیشتر نیاز نداشته و تنها به ذکر انواع آنها اکتفا می گردد .
صورت جلسه
بسیاری از مسئولین دفاتر مدیران مسئولیت اداره جلسات مدیران خود را نیز عهده دار می باشند . برای این منظور لازمست مسئول دفتر مدیریت دو گروه اقدام انجام دهد .
اقدام اول مربوط به کارهای تدارکاتی جلسه می باشد که شامل تعیین اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، زمان جلسه و محل جلسه می باشد . مسئولین دفاتر مدیران بایستی در هماهنگ نمودن موارد فوق نهایت دقت را داشته تا از هرگونه هرج و مرج در تشکیل جلسه از قبیل تاخیر در تشکیل و سرگردانی اعضاء در راهروهای سازمان جلوگیری بعمل آید . همچنین مسئول جلسه بایستی حداقل یک روز قبل با ارسال یادداشتی موضوع جلسه را به اطلاع اعضاء برساند .
اقدام دوم مسئول دفتر حضور در جلسه و یادداشت مطالب مطروحه و همچنین تصمیمات متخذه می باشد و در نهایت تنظیم صورت جلسه به گونه ای که در صفحه بعد نشان داده شده است .....(ادامه دارد)
بخشی از فهرست مطالب جزوه آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری در پایین آمده است.
ارتباطات به عنوان فلسفه وجودی نوشتن
پیام دهنده
گیرنده پیام
اصل پیام
وسیله ارتباط
آثار یا بازخورد
وسیله ارتباط
1 ـ ادراکی
2 ـ اجتماعی
3 ـ ارزش های فرهنگی
4 ـ ارزیابی منابع
5 ـ علائم غیر شفاهی و متناقض
3 ـ متمرکز
ـ تطبیق با دستور زبان
انتخاب واژه
تنظیم واژه ها
تطبیق با دستورزبان
سرکج یا کاما ، مکث ، درنگ کوتاه ،
موارد استفاده :
سرکج نقطه ، نشانه درنگ متوسط ، توقف متوسط ، مکث متوسط
موارد استفاده :
عنوان گیرنده نامه :
عنوان فرستنده ی نامه :
موضوع نامه
سرلوحه :
به :
عناوین
از
موضوع
امضا
نامه های اداری از نظر سطوح ارتباطی
....(ادامه دارد)
دانلود مقاله جزوه آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری
مجموعه آموزشی و نمونه سوالات آزمون آئین نامه راهنمایی و رانندگی
