لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 44
هماهنگی و ارتباطات
دو موضوع در تشکیل سازمان اهمیت بسیار دارد : یکی تقسیم کار و طبقه بندی وظایف ، و دیگری هماهنگ کردن عملیات واحدهای مختلف سازمان به منظور تحقق هدف های مشترک دستگاه .بدیهی است که تقسیم منطقی وظایف میان واحدهای مختلف سازمان کافی نمی باشد و برای اینکه هدف های مشترک سازمان تحقق یابد لازم است که عملیات واحدهای متعدد دستگاه هماهنگ گردیده ون ارتباط مناسبی بین آنها برقرار گردد.
لزوم هماهنگ کردن عملیات دستگاه محتاج به توضیح زیاد نیست. همان طور که اجزاء یک ماشین به خودی خود کار نمی کنند، و برای به حرکت در آوردن ماشین لازم است که احزاء آن به دقت و احتیاط بر روی هم سوار گردند، به همین ترتیب نیز ایجاد ارتباط مناسب و منطقی میان وظایف افرادی که عملیات گوناگونی را انجام می دهند برای جلوگیری از اختلاط مسئولیت و ایجاد وحدت عمل به منظور تحقق هدف های مشترک سازمان ، لازم است.
هماهنگ کردن عملیات کارمندان معدودی که در مؤسسه کوچکی کاز می کنند اشکالی ندارد، زیرا در نتیجة سهولت ارتباط و تماس های مداوم هدف نهائی سازمان برای کلیة افراد روشن است و هر کارمندی سعی می کند که عملیات خود را با فعالیت های سایر کارمندان هماهنگ سازد. در سازمان های بزرگ ، عوامل مختلفی مانند کندی عمل ارتباطات ، تقسیم کار و تفویض اختیارات ایجاب می کند که مکانیسم مؤثری برای هماهنگ کردن عملیات افراد به منظور تحقق هدف های مشترک سازمان برقرار گردد. لزوم این عمل بیشتر از این جهت است که «تمایل گریز از مرکز» در اغلب واحدهای سازمانی وجود دارد ، بدین معنی که هر واحدی ممکن است خود را غایت وجودی سازمان بداند و از تأثیر عملیات خود در نتایج فعالیت های سایر واحدهای سازمان بی خبر باشد. از این رو تطبیق عملیات واحدهای متعدد سازمان به منظور نیل هدف های مشترک آن یکی از وظایف مهم مدیریت به شمار می رود.
شکی نیست که هر قدر دامنه تقسیم کار براساس تخصص وسیع تر باشد، هماهنگ کردن فعالیت های تخصصی دشوارتر خواهد بود. بدین جهت ، در سازمان های وسیع تدابیر خاصی برای هماهنگ کردن فعالیت های متعدد دستگاه به کار می رود.
چنان که قبلاً توضیح دادیم ، در نظریه های کلاسیک روی هماهنگی از طریق تمرکز اختیارات و سلسله مراتب اداری تأکید شده است ، بدین معنی که هر مقامی موظف است فعالیت های واحدهای زیر نظر خود را با توجه به هدف های عمومی دستگاه هماهنگ کند. لکن در سازمان های وسیع طرق دیگری نیز برای هماهنگ کردن فعالیت های دستگاه به کار می رود. مانند تقویت ستاد مرکزی ریاست عالی سازمان ، ترکیب سازمان حیطة نظارت ، تشکیل کمیته ، یکسان کردن امور تکراری و غیره که دراین فصل مورد بررسی قرار گرفته است . دربارة تمهیدات دیگری مانند سازمان بر مبنای پروژه که در عمل هماهنگی مؤثر است در طی فصول دیگر بحث شد.
هماهنگی و وظایف ستاد
یکی از طریق مؤثر هماهنگ کردن عملیات ، تقویت ستاد مرکزی ریاست سازمان است. واحدهای ستاد مرکزی به منزلة چشم و گوش ریاست سازمان هستند که او را در تعیین خط مشی و تنظیم برنامه ، هماهنگ کردن عملیات و نظارت بر اجرای آن ، یاری می کنند. به عنوان مثال ، در سازمان حکومت مرکزی کشورهای متحدآمریکای شمالی ، ریاست جمهور در حدود 65 وزارتخانه و مؤسسات مستقل را رهبری می کند. بدیهی است که هماهنگ کردن عملیات این مؤسسات وسیع از توانائی یک نفر خارج است و به همین دلیل رئیس جمهور از طریق تقویت ستاد مرکزی خود عملیات واحدهای تابعه را هماهنگ می کند. علاوه بر دفتر ریاست جمهور ، واحدهای مهم ستاد مرکزی وی عبارتند از :
سازمان کل بودجه
سازمان کل بودجه یکی از واحدهای ستاد مرکزی ریاست جمهور است . شاید هیچ تدبیری مانند بودجه در هماهنگ کردن عملیات سازمان مؤثر نباشد، مشروط بر اینکه ریاست سازمان اختیارات کافی در تنظیم بودجه و نظارت بر اجرای آن داشته باشد.
در تنظیم بودجه طبق روش های عملی جدید ، عملیات و برنامه های سازمان مبنای برآورد هزینه قرار می گیرد. به عبارت دیگر، قبل از اینکه اعتباری درخواست گردد باید برنامه یا عملیاتی که اعتبار برای اجرای آن درخواست گردیده است. صریحاً تشریح شود، و اعتبارات مورد درخواست معادل مخارج اجرای برنامه یا عملیات مشروحه باشد.
چنانچه ادارة کل بودجه اختیار تجدید نظر در برآوردهای هزینه مؤسسات دولتی را داشته باشد. در این صورت می تواند عملیات سازمان های مختلف را مورد بررسی قرار دهد و از طریق حذف عملیات متضاد و یا متضاعف ( یعنی عملیات مشابهی که به وسیلة دستگاههای مختلف انجام می گیرد) و پیشنهاد اصلاحات سازمانی ، در فعالیت های مختلف سازمان های دولتی هماهنگی ایجاد نماید. در سازمان های خصوصی نیز اداره بودجه چنین نقشی را ایفا می کند.
سازمان کل خدمات کشوری . در سازمان حکومت مرکزی کشورهای متحد آمریکای شمالی، تنظیم کلیة امور استخدامی کارمندان مؤسسات دولتی در صلاحیت هیأت می باشد که ریاست آن به عهدة شخصی است که از طریق رئیس جمهور منصوب می گردد. هیأت مذکور که بنام « کمیسیون خدمات کشوری » معروف است ، ستاد مرکزی ریاست جمهور در امور استخدامی به شمار می رود، و وظیفة مهم آن هماهنگ کردن امور استخدامی کلیة مؤسسات وابسته به حکومت مرکزی می باشد.گر چه طبقه بندی مقدماتی مشاغل به وسیلة سازمان های دولتی صورت می گیرد، معذلک تصویب نهائی طرح طبقه بندی مشاغل از وظایف کمیسیون خدمات کشوری است . در
تحقیق درمورد ســـازمان 44 ص