1–ERP 1
یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش و … پشتیبانی می نماید و منجر به به یکپارچگی وظایف در سازمان می شود.
: ERP بر روی یک بانک اطلاعاتی مرتبط قرار می گیرد .
: ERP در حالت صنعتی به مجموعه ای از فرآیندهای مرتبط گفته می شود که توسط یک نرم افزار دارای ماژولهای مختلف پشتیبانی می شود و به مدیریت و اتوماسیون قسمتهای مهم سازمان کمک می نماید .
: ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب می شود.
: ERP بیشتر به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان محسوب می شود.
1-1 وظایف اصلی ERP
1- مدیریت منابع انسانی
2- مدیریت مالی و حسابداری
3- مدیریت قراردادها
4- مدیریت مواد و انبار
5- مدیریت نگهداری و تعمیرات
6- ورود و پیگیری سفارشها
7- انبارداری
8- ترابری و حمل و نقل
……
2 – 1اجرای ERP در سازمان :
زمان اجرای ERP بین 1 تا 3 سال می باشد که بیشتر صرف استاندارد سازی فرآیندهای سازمان می گردد12-18 ماه زمان پیاده سازی می باشد
آخرین گونه از ERP ها که بعد از سال 2000 منتشر شده اند بستر ورود به صحنه تعاملات جهانی هستند. زیر سیستمهایی چون2 ) CRM مدیریت ارتباط مشتریان( و3) SCM مدیریت زنجیره تامین)
از اجزای آن محسوب میشوند. خصوصیت مهمی که ERP ها دارا هستند و این نرم افزارها بواسطه همین خصوصیت به سطح راه حل ارتقاء یافته اند، اینستکه به همراه پیاده سازی فرآیندهای یک سازمان را بهبود می بخشند. چون فرآیندها زیر بنای ERP ها هستند، قبل از هرکاری باید فرآیندهای یک سازمان به درستی شناخته شده و مستند شوند. سالهاست که مشاهده می شود بیشتر سازمانها از یک گروه کوچک با وظایف و محصولات یا خدمات محدود شروع به کار کرده اند و رفته رفته به یک سازمان بزرگ با پرسنل زیاد و محصولات یا خدمات متنوع و گسترده تبدیل شدند. همزمان با توسعه IT4 و فن آوری های جدید در این زمینه هر بخش وظایف خود را در بستر راه حلهای IT برای توسعه فرآیندهای جاری خود رشد داده است وقتی هر بخش کار خود را با سیاست مستقل و جداگانه ای دنبال کنداهداف کلی و کلان سازمان نیز کم رنگ می شود. مدیریت ارشد و هیئت اجرایی سازمان نمی تواند گزارشهای مختلف از عملکردها و وظایف متعدد سازمان خود را به صورت یکجا و مرتبط تحلیل نماید و براساس آن تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی برای کل سازمان اتخاذ نماید.بنابر این به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرآیندهای مختلف در یک سازمان را به صورت یکپارچه متصل و به یک زنجیره ای واحد تبدیل نماید تا در نهایت کل فعالیتهای سازمان، آنرا به یک سود برتر و رضایت بیشتر تری هدایت نمایند. با این شیوه مدیریت سازمان با استفاده از داده های کل سازمان می تواند در زمان مناسب و بموقع تصمیم گیری کند. این راه حل ، برای مشتری موجب کاهش زمان و هزینه در دستیابی به کالا یا خدمات مورد نیاز خود می شود. از این رو، می توان مشاهده کرد که چگونه ERP به سازمانها و مشتری کمک می کند. تمرکز ERP اکنون بیشتر روی طراحی مجدد فرآیندها است که موجب شفاف سازی و اتوماسیون فرآیندها شده و باعث بالا بردن بهره وری و کاهش هزینه ها می شود. این فن آوری موجب اتومات کردن مدیریت و کنترل تمام فرآیندها در هر بخش شده و اطلاعات هر بخش یا عملکرد آنرا بدون نیاز به ارتباطات کابلی با دیگر عملکردها و بخشهای سازمان به صورت یکپارچه و مرتبط در می آورد ERP تنها سخت افزار یا نرم افزار نیست بلکه بر یک مجموعه فکر، معماری، عملکرد و توسعه برای دستیابی یک سازمان یا فعالیت اقتصادی به اهداف سودآوری و رضایت مشتری دلالت دارد، ERP از یک فکر و راه حل
CRM:Customer Relationship Management
3.SCM: Supply Chain Management
4.IT: Information Technology
ویژه برای صنعت و سازمانهای تولیدی به راه حلی جامع برای تمام سازمانها حتی ملی و خدماتی تبدیل شده است.به عبارت دیگر ERP یک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت موثرتر بر منابع مختلف در یک سازمان است. این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد.در این وضعیت باید متقاعد شد که ERP یک فن آوری مادر و مولد است و دیگر فن آوریهای IT از قبیل SCM و CRM از آن گرفته می شوند. این به دلیل انتظارات سازمانها از IT است که از یک توجه صرفا کاهش هزینه ها، بهره وری ، و کارایی به ارزش مشتری ، موثر بودن و مزایای قابل رقابت تغییر یافته است. همین انتظارات و نگرشهای جدید نیز موجب به هنگام شدن فن آوری و عملکردها درون سیستم ERP شده است بنحویکه متناسب با سیر تحول در فعالیتهای اقتصادی این سیستم نیز تغییر اساسی کرده است.
پیش زمینه های ERP و دیگر برنامه های مربوطه نقش مهمی در سیستم دیجیتالی برای این فن آوری ایجاد کرده است این موضوع باعث معماری خوب سیستم های اطلاعاتی، ارتباط منطقی بین ERP و چندین راه حل دیگر از جمله مدیریت جریان کار شده است از این رو ما شاهد کاربردهای قوی ERP در سازمانها و صحنه بین سازمانها یا فراسازمانی هستیم.ارائه کننده های ERP برخی نرم افزارهای استاندارد و برخی نرم افزارهای سفارشی را تهیه و اجرا می کنند. ، برخی ماژولهای استاندارد در ERP که در بازار و به صورت استاندارد موجود است در زمینه ها و موضوعات زیر می باشند:
مالی – کنترل عملیات – منابع انسانی– پشتیبانی – مدیریت مواد – مدیریت پروژه – فروش و توزیع (متصل به سیستم-( CRM مدیریت تعمیر و نگهداری – مدیریت اموال – طراحی و برنامه ریزی استراتژیک – مدیریت کیفیت – طرح ریزی و برنامه ریزی تولید – مدیریت خدمات و پشتیبانی – توسعه تولید – طرح و توسعه – مدیریت تولید – استراتژیهای بازاریابی – حسابداری و قیمت تمام شده- مدیریت ارتباطات زنجیره ای بین سازمانها
یکی از موثرترین روشهای طراحی و اجرای ERP استفاده از تجربیات شرکتهای موفق و پیشرو در این زمینه است. آشنایی با تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و بکارگیری هزاران روش و فرآیند نوین موجب گشایش بسیاری از گره های کنونی سازمانها و ایجاد روشهای جدید بمنظور پیوستن به جمع پیشروان IT و استفاده از فن آوری هایی مثل CRM و ERP می شود.طبعاً یکی از انتظارات سازمانها از خدمات آموزشی یا مشاوره در این زمینه ، دستیابی به تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و بکارگیری هزاران روش و فرآیند نوین با استفاده از IT است.
عواملی چون مشتری ،رقابت و تغییر، سرعت، انعطاف پذیری، کیفیت، سرویس دهی (خدمت رسانی) و هزینه و از این قبیل کلمات که هر یک موجب پیشبرد تغییر در دنیای کسب و کار می گردند و خط مشیء ای که سازمان جهت پیشرفت خود اتخاذ می نماید می بایست با هر یک از این اجزا همخوانی داشته باشد و در صورت تخطی از این موارد امر پیشرفت محقق نمی گردد.
از راههای اولیه حل این مشکلات می توان به مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار وبرنامه ریزی منابع شرکت (ERP) اشاره نمود که هر دو معتقدند می توان به بهبود بنیادین در طی مدت زمانی کوتاه دست یافت و این دو میسر نمی گردد مگر با صرف توجهات و سرمایه گذاریهای لازم برای انجام آنها. هدف از انجام این پروژه ها به دست آوردن منافع شگرف و البته به قیمت تحمل رنج و زحمت ناشی از انجام آنهاست که همراه با جدایی و تجزیه برخی از قسمتها و متحمل شدن شکستهایی در این مسیر که سازمان با آن مواجه می گردد , میسر خواهد بود.
به عنوان قسمتی از برنامه تغییر, سازمان نیازبه نگاهی موشکافانه به روشهای کاری (فرآیند های کاری) خود خواهد داشت زیراکه این فرآیندها هستند که به عنوان قلب سازمان در دل شرکت به انجام وظیفه مشغولند و آن مواردی که شرکت به واسطه آنها برای مشتریان خود خلق ارزش می نماید را شامل می شوند بنابراین فرآیندها در روش BPR و ERP نقشی محوری را بازی می کنند.
3-1 اهمیت فرآیندها (شناخت فرآیندها):
هرچند فرآیندهای کسب وکار نقشی محوری در سازمان ایفا می کنند و خلق ارزش برای مشتریان برعهده فرآیندها می باشد ولی علیرغم این موضوع تنها تعداد انگشت شماری از اعضای سازمان از چگونگی ارتباط کارهایشان با انجام فرآیندهای دیگر و چگونگی مشارکت این فرآیندها یا چگونگی انجام عملیات, مطلع اند همچنین فرآیندها در سازمان به صورت نامرئی و نامشهودند .در سازمانهای سنتی فرآیندها بصورت تک تک (جداافتاده) در سرتاسر خیلی از واحدهای سازمانی قرارگرفته اند. خیلی از سازمانها هنوز از راههای کهنه و قدیمی برای مدیریت فرآیندهایشان بهره می گیرند و این در صورتی است که مدیریت غیر اصولی و غیر رسمی فرآیندها نتایج نامطلوبی از جمله موارد زیر را به دنبال دارد :
1- مشتریان خدماتی نامناسب دریافت خواهند کرد که این امر راه را در جهت به خطرانداختن تصویری که مشتری در ذهن خود از سازمان ترسیم هموار خواهد ساخت.
2- مدیران دائماً در میان کشمکش های داخلی ناشی از تعاملات نادرست میان افراد در سازمان دست پا می زنند.
3- هزینه ها بالا و بالاتر رفته و این درحالیستکه کیفیت همچنان کاهش می یابد.
4- نصب و راه اندازی کاربردی سیستمهای کامپیوتری مانند تجارت الکترونیک یا سیستم ERP غالباً بی نهایت مشکل و سخت است واین به خاطر مشکلات سازمانی موجود می باشد.
در نتیجه دستیابی به فرآیندهای کارآمد و مؤثر و مدیریت صحیح آنها با تقلیل و کاهش ارزش فرآیندها میسر نمی گردد. به بیان دیگر با بی ارزش و بی اعتبار ساختن فرآیندها کارآیی و أثر آنها از بین می رود.
ERP 1-4 موفقیت ها و شکست ها :
ERP مرکب از فرآیندهای کسب وکار و تکنولوژی اطلاعات (IT) مجتمع در یک نرم افزار جامع می باشد. این نرم افزار فرآیندهای کسب و کار را در سرتاسر یک شرکت به صورت خودکار و اتوماتیک اداره کرده و موجب بهبود یک سازمان با یک طراحی خوب از فرآیندها میگردد و با بهره گیری از سیستم اطلاعات مدیریتی به مدیریت فرآیندها می پردازد.
در مورد ERP مطابق با تحقیقات انجام شده درآمد کل بازار فروش نرم افزار ERP در سال 1999 میلادی ( 3/18 بیلیون ) دلار بود که پیش بینی می شد این رقم به ( 6/66 بیلیون ) دلار در سال 2003 میلادی خواهد رسید. تعدادی از سازمانها با موفقیت سیستم ERP را به کار بسته اند و سودهای شگرفی را عاید خود ساخته اند. هم اکنون بر مبنای مطالعات تحقیقی توسط مرکز مدیریت کیفیت فراگیر اروپا واقع در انگلستان, این پیش بینی به عمل آمده که حد اقل 90% از استفاده کنندگان سیستم ERP به سوی زوال و نابودی می روند و یا اینکه به مشکلات اساسی مثل : کسری بودجه شدید و از این قبیل شکستها رسیده اند.
شکستهای استفاده کنندگان ERP بواسطه دلایل متنوعی مثل : فقدان رهبری متخصص قدرتمند ، تمرکز صرف بر روی فرآیندها ، برنامه ریزی ضعیف ، ارتباطات نامناسب و ناکافی، فقدان مشارکت کارکنان می باشد.
القاء و الهام این وضعیت جدید که همراه با رنجها و زحمتها ،چالشها، موفقیتها و شکستها است در عین استمرار کار سازمان جهت انجام تعهداتش در مقابل سرمایه گذاریها , دغدغه زمان و تلاش برای انجام ERP و تاب آوردن زیر این همه فشار تلاشی بی عیب و نقص و مخلصانه را می طلبد.
سازمانها در اجرایERP دوگزینه در پیش روی خود دارند :
1- فرآیندهای کسب وکار را بازمهندسی نمایند قبل از آنکه ERP را به انجام برسانند.
2- مستقیماً به انجام ERP پرداخته و از باز مهندسی صرفنظر کنند.
در گزینه اوّل , از باز مهندسی فرآیندهای کسب وکار قبل از بکارگیری ERP سخن به میان آمده است. سازمان نیاز داردکه فرآیندهای اخیر خود را تجزیه و تحلیل و از میان آنها فرآیندهایی که به ایجاد ارزش افزوده نمی انجامند را شناسایی و این فرآیندها را مورد مهندسی مجدد قرار دهد تا اینکه منجر به خلق ارزش افزوده برای مشتریان شود و در مرحله بعد به توسعه کاربردهای درون سازمانی آنها دست بزند و یا اینکه با استفاده از یک سیستم ERP به برآوردن نیازهای سازمان پرداخته و این سیستم را مطابق با این احتیاجات داخلی سازمان اصلاح کند. در این گزینه احساس خوب مالکیت نسبت به فرآیندها در کارکنان پیش آمده و این همراه با درک درست آنها نسبت به نتیجه ای که در آن نقش دارند می باشد. این راه حلّی مشتری پسند است که مستلزم تأمّل در ساختار سازمان،فرهنگ آن، منابع موجود، تکنولوژی اطلاعات و نیازهای کارکنان و ایجاد این اطمینان در آنان که تغییرات در دوران انجام تغییر در سازمان موجب جدایی و تجزیه آنها از سازمان و کارها نخواهد شد, در اینصورت می توان به تحقّق اجرای تغییرات با حداکثر احتمال کسب موفقیت آن امیدوار بود. امّا فرآیندی که برروی آن مهندسی مجدد صورت گرفته است ممکن است در وضع بهترین موقعیت خود قرار نداشته باشد.
درگزینه دوّم اجرای ERP با کمترین انحراف از ابزارهای استاندارد انجام آن قرار دارد. (استانداردهای جهانی این سیستم درتمام سازمانها قابل استفاده است). همه فرآیندها در شرکت باید مطابق با مدل ERP درآمده و سازمان باید روشهای کاری اخیر خود را اصلاح کند و کارها را به همان شکل که در سیستم ERP پیشنهاد شده است در آورد. این گزینه یک کلاس جهانی برای فرآیندهای کارا و مؤثر پیشنهاد می کند که با ابزارهای کنترلی و شبیه به نصب و راه اندازی سریع یک سیستم می باشد.(نیازمند به چیزی نیست، سریع عمل می نماید و کاملاً اجرا می شود). اما ا گر کارکنان تصویری روشن از فرآیندهای موجود و همچنین درک خوبی از نیاز مشتریان داخلی نداشته باشند و اگر فرآیندهای اخیر به خوبی نزد کارمندان شناسانده نشده و مستندسازی درستی نیز صورت نگرفته باشد با انتخاب فرآیندهای استاندارد از بسته نرم افزاری ERP کاملاً این امر آشکار است که کارمندان درک درستی از این تغییرات نداشته و احتمالاً در مرحله اجرا با این سیستم دچار مشکل خواهند شد. کارکنان احساس مالکیت نسبت به فرآیندها را از دست خواهند داد و همچنین در آگاهی نسبت به فرآیند حاضر نیز ابهام برای آنها به وجود می آید. به غیر از این موارد نگرش صرف فنی روی ساختار سازمانی و فقدان مشارکت کارکنان می تواند مشکلات بزرگتری را بر سر راه اجرای پروژه ERP بوجود آورد و در ضمن، رسیدن به منافع استاندارد پیش بینی شده در ERP نیز به صورت کامل امکان ناپذیر است. پیامد ناشی از انجام پروژه ERP در سازمان این خواهد بود که سازمان فقط فرآیندهای خود را بر طبق استانداردها, بازمهندسی نموده , و دچار هزینه های زیاد ناشی از اشتباه خود شده است.
از لحاظ تئوری گزینه سوّمی نیز درپیش پای سازمانها در جهت بازمهندسی فرآیندهای کسب وکار در طول دوره اجرای ERP وجود دارد. این گزینه اینطور به نظر می رسد که با تعمق در گزینه های دیگر پدید آمده باشد و این یک موقعیت ایده آل و مطلوب می باشد. اما به نظر می رسد که گزینه ای عملی نبوده و احتمالاً به تجزیه و جدایی بیش از حد فعالیتها خواهد انجامید. این نکته نباید فراموش شود که در طول انجام مبتکرانه ERP کارهای روتین سازمان همچنان باید انجام شوند و مشتریان نیز از خدمات سازمان بهره مندگردند.
هر سازمان از چند بخش یا زیر مجموعه تشکیل شده است مانند واحدهای تولیدی ، واحدهایمنابع انسانی ، مالی و غیره. هر واحد دارای وظایف و فرایند و اهداف خاص خود میباشد.از این رو گرچه در بالاترین سطح مدیریت تنها یک هدف نهایی وجود دارد اما آن رابه صورت اهداف استراتژیک ویژه هر واحد استراتژیک در سازمان تقسیم کرده و بر اساس آن وظایف جداگانه ای برای هر زیر بخش یا واحد سازمانی تعریف میشود.
از این رو به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرایندهای مختلف در یک سازمان به صورت یکپارچه و به یک حلقه یا زنجیر واحد تبدیل شود تا منتهی به یک ارزش کلی برای سازمان و مشتریهایش گردد .
با این شیوه ، مدیریت سازمان با استفاده از داده های کل سازمان میتواند در زمان مناسب تصمیم گیری کند.این برای مشتری از نظر کاهش زمان و هزینه در دستیابی به کالا یا خدمات، مورد نیاز میباشد.
1-5تعریف ERP(Enterprise resource planning):
ERPتمام بخشها و وظایف را در سرتاسر شرکت درون یک سیتم رایانه ای یکپارچه میکند به نحوی که نیازهای خاص تمام بخشهای سازمان در این سیستم پشتیبانی میشود.
ERP تنها یک سخت افزار یا یک نرم افزار نیست ، بلکه یک مجموعه فکر ،معماری ،عملکرد ، وانگیزه برای دستیابی یک سازمان به اهداف سود اوری و رضایت مشتری است.
ERPیک فکر ،فناوری و سیستم برای مدیریت با کارایی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است که در نتیجه بالا بردن کارایی و بهره وری سازمان و افزایش مشتری انجام میگیرد.
1-6ماژولهای استاندارد در: ERP
1- مالی
2- منابع انسانی
3- پشتیبانی
4-مدیریت مواد
5-مدیریت پروژه
6- فروش و توزیع
7-مدیریت تعمیر و نگهداری
8-مدیریت اموال و دارایی
9- برنامه ریزی استراتژیک
10- حسابداری و قیمت تمام شده
11- کنترل و عملیات
12- کیفیت
13- برنامه ریزی تولید
14- مدیریت خدمات مشتری
15- توسعه تولید
16-طرح و توسعه
17- تولید
18-استراتژیهای بازاریابی
19- مدیریت خزانه
20- مدیریت زنجیره تامین
1-7مزایای : ERP
1- افزایش کارایی
2- کاهش تاخیرها و سیکل زمانی اجرای سفارشات
3- بهینه سازی ظرفیت منابع تولید و خدمات.
4- کاهش در هزینه های پنهان
5- افزایش ارزش سهام
6- افزایش توان پاسخ دهی وخدمات بیشتر به مشتری
7- یکپارچگی بیشتر در توزیع اطلاعات دقیق از عملکردهای مختلف برای اتخاذ بهتر وبه موقع تصمیمات
8- سازگاری و سرعت در تمام عملکردها
1-8نکات مهم درپیاده سازی ERP:
1- پرسنل علاقه ای به تغییر ندارند در حالی که ERPانتظار دارد پرسنل نحوه انجام کارهای خود را تغییر دهند .همین یکی از دلایل مشکلات پیاده سازی سیستمهای ERP است.
2- پیاده سازی یک سیستم ERPهزینه های متعدد و متنوعی غیر از هزینه خرید نرم افزار را به همراه دارد .عمده این هزینه ها در آموزش، مشاوره ، تغییر زیر ساختهای سازمانی (در صورت نیاز) و دوباره کاریها و ازمایش یکپارچه سازی و تبدیل زیر ساختهای قبلی به شرایط جدیدمی باشد.
1-9دلایل استفاده از ERP در سازمانها :
1- یکپارچه سازی اطلاعات مالی
2- یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات
3- استاندارد سازی و سرعت در فرایندهای تولید
4- کاهش حجم انبارداری
5- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی
1-9-1یکپارچه سازی اطلاعات مالی:
تا صاحبان سرمایه در شرکتها بتوانند درک دقیقی از عملکرد سازمان خود پیدا کنند .اتفاقات زیادی در سازمان رخ میدهد و اطلاعات انها را از جامعیت و دقیق بودن منحرف میکند. اطلاعات مالی از درامد، با اطلاعات فروش و دیگر واحدهای سازمان که در امر فروش دخیل هستند متفاوت است.
1-9-2یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات:
شرکتها میتوانند به راحتی عملیات و مراحل هر فرایند مانند سفارشات را ردیابی و مدیریت کنند علاوه بر ردیابی می تواند در مراحل اداری و حسابداری ، هماهنگی همزمان در مراحل طراحی و تولید ، انبارداری و حمل نیز اعمال گردد.
1-9-3استاندارد سازی و سرعت در فرایندهای تولید:
سیستمهای ERPبا روشهای استاندارد برخی مراحل فرایندهای تولیدی ر ا اتومات می کند استاندارد سازی ان فرایندها واستفاده از یک سیستم یکپارچه بجای چند سیستم رایانه مختلف میتواند موجب بالا بردن بهره وری وکاهش هزینه های سربار و صرفه جویی شود.
دانلود کامل پایان نامه رشته مدیریت با موضوع تاثیر ERP در SCM-
